1 december 2015

Adviezen: goed verpakt in een rapport of liever een echt gesprek?

Als manager laat u zich geregeld adviseren. Die adviezen worden vaak verpakt in mooie rapporten. En u wordt geacht om ze goed te lezen om tot een goed besluit te komen. Lukt u dat ook? 

Een van mijn klanten wilde graag ‘Veiliger doen’. Ik begin altijd met observeren hoe veiligheid leeft op het bedrijf en wat men echt doet. Iedere klant wil immers een goed passend verbetertraject.
De directeur van dit familiebedrijf vroeg na deze ‘proeverij’ om een eerste reactie. Ik vertelde hem iets wat me was opgevallen en zei dat de rest een week later zou volgen in mijn Management Team presentatie.
“Stuurt u mij eerst nog een rapport op?”, vroeg hij.
“Nee”, zei ik. “U houdt niet van rapporten en ik ook niet, want ze worden toch niet goed gelezen”.

Rapporten niet goed gelezen? Nee toch?
Wist ik dat zeker? Niet voor de volle 100% maar op basis van mijn ervaringen durfde ik dit wel zo te stellen.
Steeds opnieuw merk ik dat velen de grote hoeveelheden papier die zij door moeten worstelen slechts summier scannen. En zelfs als je de meest belangrijke informatie kort en bondig samenvat op één A4-tje wil het nog weleens gebeuren dat mensen het gewoonweg niet gelezen hebben, zoals ik bijvoorbeeld meemaakte bij een internationaal concern met een hoogwaardig product.
En eigenlijk vertel ik u niets nieuws, toch?

Maar nemen we dan eigenlijk wel goede besluiten?
Precies. Dat is inderdaad de vraag.
Een troost: u bent niet alleen. Ook uw collega’s zitten met hetzelfde probleem. En dus zit u allemaal met andere informatie in de vergadering. De een heeft bijvoorbeeld alleen de aanbevelingen gelezen, de ander de managementsamenvatting en een volgende heeft de tekst zeer diagonaal gescand. Ieder pakt eruit waar zijn/haar oog op valt. Een besluit wordt genomen, maar op basis van welke argumenten worden de afwegingen gemaakt?

Joepie!  Alle rapporten de deur uit!  Of toch maar niet?
Misschien denkt u na het lezen van het voorgaande dat ik er voor pleit om alle rapporten de deur uit te doen.
Ik ga u gelijk teleurstellen: nee, niet alle rapporten kunnen de deur uit. Maar goed geïnformeerd worden kan in veel gevallen ook op andere manieren.

En die klant: hoe liep dat af?
Ik legde hem uit waarom ik geen rapport ging schrijven, en waarom ik mijn presentatie niet vooraf op zou sturen:  “Ik presenteer en u kunt gelijk vragen stellen en met uw collega’s overleggen. Daarna kunnen we gelijk met elkaar van gedachten wisselen over mijn voorstel voor een verbetertraject.
Zou ik u vooraf de powerpoint presentatie toesturen, dan ziet u een paar woorden waar ik een verhaal bij heb. De kans dat u dat anders begrijpt dan ik het bedoel is dan heel erg groot. En dat wil ik niet.”

De presentatie verliep prima. De discussie was zinvol, levendig en to the point. En er werd goed ruimte genomen voor een echt gesprek, met volle aandacht. Het was het begin van een mooi samenwerkingstraject. En daar doe ik het voor.

Blog